• Rekomenduojame bilietus dalyviams, jų grupėms pirkti  centralizuotai – naudojantis išankstinio mokėjimo lėšomis.
• Rekomenduojame pirkti tokius kelionės bilietus, kurie suteikia daugiau lankstumo, pvz.: gali būti keičiama kelionės data, suteikiama galimybė grąžinti bilietus. Rinkitės patikimus bilietų tiekėjus.
• Jei visgi dalyviai kelionės bilietus perka patys, paskatinkite juos rinktis patikimus tiekėjus ir iš anksto informuokite, kaip kompensuosite patirtas išlaidas.

• Visi tarptautinės veiklos dalyviai turi būti apdrausti dėl rizikos, susijusios su jų dalyvavimu finansuotoje veikloje.
• Jeigu dalyviai jau yra apdrausti (pvz.: jų turima banko kortelė suteikia kelionių draudimą), nėra būtina juos drausti atskiru, su projekto veikla susijusiu, draudimu. Dalyviai, kurie turi galimybę gauti Europos sveikatos draudimo kortelę, turėtų ją turėti veikloje.

Draudimas privalo apimti tokias sritis: nelaimingų atsitikimų ir sunkių ligų (įskaitant nuolatinį ar laikiną nedarbingumą) draudimą; mirties (įskaitant repatriaciją, jeigu veikla vykdoma užsienyje) draudimą; medicinos pagalbą (įskaitant reabilitaciją ir specialų draudimą konkrečiomis aplinkybėmis, pvz.: kai veikla vykdoma lauke); taip pat grupių lyderių/mokymų vadovų civilinės atsakomybės draudimą.

• Patarkite dalyviams rinktis optimaliausią (jeigu įmanoma – tiesioginį) kelionės maršrutą.
• Jei skiriamos kelionės normos pakanka padengti spartesnės ir patogesnės kelionės išlaidas, tokį kelionės būdą ir reikėtų rinktis.
• Atkreipkite dalyvių dėmesį, kad į kitoje šalyje vykstančią veiklą primygtinai skatinama vykti viešuoju transportu (o ne vairuojant nuosavą ar kito asmens automobilį). Tokia rekomendacija teikiama siekiant, jog dalyviai į veiklas atvyktų pasirengę jose dalyvauti, mažiau pavargę.
• Dalyviams į tarptautinę veiklą planuojant keliauti viešuoju transportu (pvz.: traukiniu), pasidomėkite – galbūt yra galimybių rezervuoti grupei bendras vietas, tam tikrą erdvę (pvz.: kupė).
• Paraginkite dalyvius iš anksto pasidomėti, ar pasirinktos transporto priemonės tiekėjas taiko papildomų reikalavimų keleiviams (pvz.: daugelis oro linijų keleiviams liepia dėvėti kaukes).

• Pasitikrinkite, ar dalyviai galės be apribojimų atvykti į veiklą ir ar išvykus jiems nebus taikomi papildomi reikalavimai (pvz.:  saviizoliacijos laikotarpis).
• Jei keliaujama per kelias šalis (tranzitu), įvertinkite, ar dalyviai nesusidurs su apribojimais.
• Jeigu dalyviai iki veiklos vietos turės keliauti vietos/viešuoju transportu, informuokite juos apie galiojančius reikalavimus.

• Informuokite dalyvius, kad pasireiškus susirgimo simptomams ar sirgdami, jie neturėtų keliauti, atvykti į veiklą.
• Informuokite dalyvius, kas nutiks su patirtomis kelionės išlaidomis, jei jie neatvyks į veiklą.

Primename, kad, jei dalyviai patyrė išlaidų dėl taikomų pandeminių apribojimų arba dėl kitų force majeure (liet. nenugalimos jėgos) aplinkybių (pvz: taip pasikeitus keliavimo sąlygoms, kad dalyvis neturi galimybės atvykti; dalyviui prieš pat veiklą susižeidus ir pan.), minėtos išlaidos gali būti kompensuojamos išimtine tvarka  (nenugalimos jėgos atvejį pagrindus dokumentais).

• sudarykite jiems galimybes susipažinti su oficialiomis rekomendacijomis dėl kelionių ir veiklų organizavimo  (pvz.: registracijos anketose įdėkite nuorodas į oficialias svetaines, kur pateikiamos minėtos rekomendacijos);
• informuokite, kokių priemonių imsis organizatoriai, kad užtikrintų dalyvių saugumą;
• prašykite potencialių dalyvių patvirtinti, kad jie susipažino su pateikta informacija, kad sutinka nurodytomis sąlygomis dalyvauti ir kad patvirtina, jog jei vėliau vis tik nuspręs nedalyvauti (ir tai lems ne nauji oficialūs apribojimai), kelionės bei kitas su jų dalyvavimu susijusias patirtas išlaidas jie  pasidengs savo  ar juos siunčiančios organizacijos (jei yra galimybė ir sutarimas) lėšomis.

• Veiklos įgyvendinimas yra visų projekto partnerių įsipareigojimas. Prieš organizuojant veiklą, reikėtų sutarti ir raštu (rekomenduojama – bendradarbiavimo sutartyse) apibrėžti, kada ir kokią veiklą organizuosite kartu, kokios yra  kiekvieno partnerio atsakomybės, kokia tvarka ir kokios išlaidos bus dengiamos projekto lėšomis.
• Taip pat patariame aptarti galimas krizines situacijas ir galimus veiksmus jų metu, pasiskirstyti atsakomybėmis.
• Su partneriais turėtų būti aptarti ir klausimai, susiję su jų šalyse galiojančiais apribojimais bei tų apribojimų įtaka veikloms.

• Įvertinkite planuojamą veiklos vietą ir dalyvių apgyvendinimo sąlygas. Įsitikinkite, kad pasirinkta vieta leidžia išlaikyti rekomenduojamus atstumus tarp dalyvių veiklos metu (jei tokios taisyklės/rekomendacijos dar taikomos), saugiai juos apgyvendinti. Venkite dalyvius apgyvendinti didesnėmis grupėmis vienoje patalpoje.
• Veiklos metu paraginkite dalyvius reguliariai vėdinti patalpas.
• Įvertinkite, ar bus galimybė suteikti atskirą erdvę, jei kažkuris iš dalyvių susirgtų, pasijustų blogai (patalpą, kur esant poreikiui izoliuosite dalyvį ar dalyvius).
• Rekomenduojame susitikti su apgyvendinimo paslaugų tiekėju ir aptarti įvairius dalyvių bei aptarnaujančio personalo saugumo klausimus.

• Jei veiklos metu bus naudojamasi ir išorės tiekėjų paslaugomis (pvz.: jei planuojate nuomotis kokią nors papildomą techniką, samdyti išorės specialistą ar pan.), iš anksto išsiaiškinkite, ar kokie nors apribojimai nėra paveikę jų veiklos ir ar dėl to nebus sutrikdyta jūsų planuojama veikla.
• Įvertinkite pašalinių asmenų bendravimo su dalyvių grupe poreikį ir riziką.

Atsakingas asmuo taip pat turėtų būti susipažinęs su dalyvių specialiaisiais poreikiais (žinoti apie jų alergijas, ligas, kt.) ir turėti žinių, kaip elgtis, jei dalyvį ištiks krizinė situacija.

• Užtikrinkite, kad dalyviai žino, kas yra paskirtas atsakingas asmuo (ar asmenys) veiklos metu.
• Parenkite informaciją, kur kreiptis pagalbos nelaimės atveju (pvz.: gali būti parengtas sąrašas pagalbos telefonų). Svarbu, kad informacija būtų prieinama dalyviams (pvz.: parengta pagrindine veiklos kalba, dalyviams išsiųsta el.paštu), taip pat, kad būtų aiškiai informuojama, kur šią informaciją galima rasti veiklos vietoje/metu.
• Iš anksto apsvarstykite, kur, esant krizinei situacijai, galėsite gauti pagalbos (kur artimiausia vaistinė, skubios pagalbos priėmimo skyrius, pan.).
• Koronaviruso ar bet kokio nelaimingo atsitikimo atveju nepamirškite informuoti Agentūros.

• Peržiūrėkite suplanuotą veiklos programą: įvertinkite, ar nėra suplanuota daug artimo kontakto metodų (naudokite metodų įvairovę,); apgalvokite, galbūt dalį veiklų galite perkelti į atviras erdves.
• Jeigu planuojate dalį veiklų perkelti į atviras erdves, įvertinkite galimas orų sąlygas ir informuokite dalyvius apie būtiną pasiruošimą, rūbus, įrangą.
• Jeigu planuojate susitikimus su bendruomene, įvertinkite, ar rizika nėra didesnė nei nauda.

• Patariame veiklos metu visada turėti vaistinėlę. Vaistinėlėje turėtų būti priemonės, skirtos pirmajai pagalbai suteikti. Taip pat rekomenduojama turėti termometrą.
• Nerekomenduojame savo nuožiūra dalyviams duoti vaistų – svarbu pasikonsultuoti su specialistu.
• Jeigu veiklą konkrečioje lokacijoje įgyvendinate pirmą kartą, rekomenduojame iš anksto identifikuoti arčiausiai esančias įprastas ir visą parą dirbančias vaistines.

• Rekomenduojame prieš dalyviams atvykstant į veiklą išsiaiškinti, ar jie turi specialiųjų poreikių, sveikatos problemų, alergijų, privalo reguliariai vartoti tam tikrus vaistus ir pan.
• Išsiaiškinkite ne tik dalyvių poreikius, bet ir kaip su jais tvarkytis.
• Paaiškinkite dalyviams, kad ši informacija svarbi, norint tinkamai jiems pagelbėti krizinės situacijos metu. Kartais dalyviai vengia kalbėti apie specialiuosius poreikius grupėje, todėl sudarykite galimybes informuoti paskirtą atsakingą asmenį individualiai.